Microsoft Office là bộ công cụ phần mềm cực kỳ hữu ích cho công việc văn phòng nhưng phải trả phí để sử dụng đầy đủ các tính năng. Tuy nhiên bạn có biết rằng Microsoft đã cung cấp các phiên bản web miễn phí của Word, Excel và PowerPoint có tê gọi là Office Online giúp bạn làm việc thoải mái mà không cần trả phí?

Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) được coi là tiêu chuẩn của các công cụ phần mềm làm việc trên khắp thế giới. Nhưng trên thực tế hầu hết mọi người không cần phải trả tiền cho Microsoft Word và các ứng dụng khác trong bộ Office, vì đã có gói miễn phí của Microsoft 365 – trước đây được gọi là Office Online – cho phép truy cập miễn phí các phiên bản web của các ứng dụng Office phổ biến được đơn giản hóa.

Bắt đầu từ năm 2023, Microsoft Office được gọi là Microsoft 365 ngoại trừ các phiên bản cũ và tên Office Online cũng không còn được dùng mà thay bằng “Microsoft 365 dành cho web”. Trong bài này vẫn dùng tên Office Online để quen thuộc với mọi người.

Đối với phần lớn người dùng bình thường, các phiên bản đơn giản này đã có đủ chức năng đáp ứng nhu cầu sử dụng. Hãy xem một số lý do bạn nên sử dụng Office Online thay cho Microsoft Office nhé.

1. Office Online miễn phí

Lợi ích lớn nhất của Office Online là bạn có thể sử dụng ngay mà không phải trả tiền. Đây được coi là cách dễ nhất để có được các chức năng của Microsoft Word một cách miễn phí và hợp lệ.

Theo truyền thống, bạn phải thanh toán trả trước cho một bản sao độc lập của phiên bản Office mới nhất (như Office 2021 hoặc Office 2019), mức giá có thể từ 100 USD trở lên. Hiện nay Microsoft quy định người dùng đăng ký Microsoft 365 trả phí với mức giá phải chăng hơn, bắt đầu khoảng 7 USD /tháng nhưng sẽ tăng lên theo thời gian.

Với Office Online, bạn có quyền truy cập miễn phí vào các phiên bản web của Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook. Các ứng dụng làm việc khác như Microsoft Teams, Forms và Sway cũng được đưa vào Office Online, nhưng lưu ý rằng hiện tại không có phiên bản web cho Access và Publisher.

Để dùng thử Office Online, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn trên trang Office.com, sau đó vào trang ứng dụng Office, bạn sẽ thấy các ứng dụng được cung cấp.

2. Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi nhờ lưu trữ đám mây

Nếu các file của bạn chỉ được lưu vào một máy tính thì có thể gặp rắc rối khi bạn cần mở chúng để làm việc trên thiết bị khác. Các phiên bản Microsoft Office hiện đại dành cho máy tính để bàn có tùy chọn lưu file vào đám mây, nhưng đối với Office Online thì đây là thao tác mặc định và thậm chí còn dễ sử dụng hơn.

Mỗi người dùng sẽ nhận được 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí trong OneDrive khi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình, có thể lưu trữ rất nhiều tài liệu văn bản, bảng tính và slide. Khi bạn làm việc trong Office Online, tất cả mọi thay đổi sẽ lưu vào tài khoản OneDrive của bạn ngay lập tức, điều này giúp tránh mất dữ liệu nếu xảy ra sự cố mà bạn không cần lưu thủ công.

Với ứng dụng OneDrive trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng mở tài liệu của mình ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị. Và nếu cần chỉnh sửa, bạn chỉ cần đăng nhập vào Office Online trên bất kỳ máy tính nào. Đặc biệt hơn nữa là Office Online không phụ thuộc vào thiết bị, bạn có thể truy cập nó trên bất kỳ thiết bị nào có trình duyệt web, kể cả máy tính Linux và MacBook.

3. Chia sẻ và cộng tác dễ dàng

Rất nhiều người chia sẻ tài liệu Office trên máy tính với người khác qua email. Cách này là tốt trong chừng mực nhất định nhưng sẽ trở nên bất tiện khi liên tục gửi đi gửi lại nhiều tài liệu. Với Office Online, bạn có thể dễ dàng nhấp vào nút Share trên file để gửi đường link cho người khác. Bạn có thể chọn cho phép bất kỳ ai có link OneDrive đều được mở file hay chỉ giới hạn những người được chỉ định, và tùy chọn cho phép những người khác có quyền chỉnh sửa nội dung file hay không.

Office Online cũng giúp cho việc cộng tác trên tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ bạn muốn chỉnh sửa một bài báo lớn với đồng nghiệp hay làm việc trong bảng tính với một vài người khác thì mọi người đều phải có quyền mở file. Mặc dù chức năng tương tự cũng có sẵn trong Office trên máy tính với OneDrive nhưng cách thực hiện phức tạp hơn.

4. Office Online đưa ra quy trình làm việc đơn giản hóa

Các phiên bản web của ứng dụng Office không có đầy đủ tính năng như các phiên bản dành cho máy tính, không có các chức năng mạnh nhất như định dạng nâng cao của Word và macro hay biểu đồ chi tiết của Excel. Điều này có thể khiến Office Online không phù hợp cho môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn có ích cho sử dụng cá nhân.

Trong thực tế, việc thiếu các tính năng cao cấp của Office Online thực ra có thể là ưu điểm đối với một số người dùng. Nếu bạn cảm thấy khó sử dụng vì có quá nhiều công cụ và tùy chọn trong giao diện của Office trên máy tính thì có thể bạn sẽ thích kiểu rút gọn của Office Online hơn. Bên cạnh đó, nếu bạn đang dùng máy tính cũ với ổ cứng HDD chậm và RAM hạn chế thì Office Online cũng phù hợp hơn và có thể hoạt động nhanh hơn với cấu hình máy yếu, trong khi các ứng dụng Office dành cho máy tính có dung lượng lớn và có thể làm chậm máy.

Office Online cũng có ưu điểm phù hợp với các cơ quan tổ chức: vì tất cả các file của bạn được lưu trong OneDrive nên sẽ không chiếm dung lượng lưu trữ trên máy tính. Lưu tất cả file trong OneDrive cũng giúp chúng không bị trộn lẫn với dữ liệu khác trong máy. Mỗi ứng dụng trong Office Online hiển thị các file được chỉnh sửa và ghim gần đây theo phân loại cụ thể như bảng tính hay slide để bạn có thể mở nhanh thay vì tìm kiếm trong các thư mục.

Cuối cùng, sử dụng Office Online cho phép bạn lưu file ở định dạng Office tiêu chuẩn như DOCX và XLSX để tương thích với những người khác cũng sử dụng bộ công cụ Office, trong khi nhiều phần mềm khác thay thế Microsoft Office không hoạt động tốt với các định dạng này.

5. Office Online được cung cấp các bản cập nhật tính năng

Nếu không muốn trả phí mua Microsoft 365 thì bạn có thể cân nhắc mua phiên bản Office độc lập, chẳng hạn như Office 2021. Nhưng nhìn chung bạn không nên mua các phiên bản Office dùng một lần này vì nhiều lý do.

Trước tiên, Microsoft thường xuyên bổ sung các tính năng mới cho bộ công cụ 365 và cứ sau vài năm lại phát hành một phiên bản Office độc lập mới được tích hợp các tính năng mới nhất trong vài năm qua. Nhưng các phiên bản này chỉ được cập nhật bảo mật mà không nhận được các tính năng mới của Microsoft.

Mặc dù Office Online không nhận được tất cả những tính năng mới giống như Microsoft 365 nhưng được cập nhật tính năng mới thường xuyên hơn so với các bản Office độc lập. Như vậy các phiên bản web được bổ sung các tính năng mới tốt hơn nhiều so với phiên bản dành cho máy tính để bàn không có thêm bất kỳ chức năng mới nào.

Bạn có thể truy cập trang web của Microsoft để xem các bản cập nhật dành cho Office phiên bản web gần đây.

Office Online có nhược điểm gì?

Chúng ta đã thấy một số lý do khiến Office Online được coi là bộ công cụ lý tưởng cho công việc văn phòng so với Office trên máy tính. Nhưng Office Online cũng không hoàn hảo, có một số trường hợp bạn nên chọn giải pháp khác.

Một trong những nhược điểm lớn nhất của Office Online là lựa chọn ứng dụng hạn chế. Nếu nhu cầu làm việc của bạn nhiều hơn mức cơ bản thì nên dùng phiên bản đầy đủ của Office hoặc Microsoft 365. Các ứng dụng như Access, Visio và Project cũng không có phiên bản web miễn phí.

Khi dùng thử các ứng dụng Office Online, bạn sẽ thấy thiếu một số tính năng cần thiết như trộn thư và chạy macro. Những tính năng này chỉ có ở Microsoft Office truyền thống. Một vấn đề quan trọng khác của Office Online nằm ngay trong cái tên – phải có kết nối Internet mới sử dụng được. Đối với những người thường xuyên di chuyển mà không có mạng thì Office Online không phải lựa chọn tốt nhất.

Mời bạn xem thêm các bài viết liên quan:

Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!